İş Zekası nedir?

İş Zekası (ya da kurumsal zeka) en basit anlamı ile ham verinin, analiz ve karar destek amacı ile anlamlı ve yararlı bilgiye dönüştürülmesi işlemi. Bu işlemi en kısa sürede yapmak için de iş zekası sistemleri, muazzam miktarda veriyi işleyip, karar vericilerin kolayca algılayabileceği görsellere (raporlar, grafikler, sunumlar, vs ...)  çevirmekle yükümlüler.  Bu şekilde iş zekası sistemi kullanıcısının doğru karar verebilme yetisini arttıran bir karar destek sistemidir.

İş Zekası aslında İngilizce Business Intelligence kelimelerinin dilimize yanlış çevrilmiş hali. İngilizce Intelligence kelimesinin iki anlamı var : Artificial Intelligence (Yapay Zeka) içindeki gibi “zeka” ve Central Intelligence Agency (Merkezi İstihbarat Teşkilatı) içindeki gibi “istihbarat”. Intelligence’ın buradaki anlamı “zeka” değil, “istihbarat”, yani yönetici makamlara sunulmak üzere toplanmış ve analiz edilmiş stratejik veya taktik içerikli işlenmiş bilgi.

İş zekası deyince bugün aklımıza hemen bu iş için geliştirilmiş sistemler gelse de, aslında kavram bilgisayardan çok daha eski. “Business Intelligence” kelimeleri ilk olarak 1865 yılında Richard Millar Devens’in “Cyclopædia of Commercial and Business Anecdotes” adlı eserinde kullanılmış. Devens bu kelimeleri, çevresinden hızlıca bilgi toplayıp bu bilgileri analiz ettikten sonra kararlar vererek büyük paralar yapan Henry Furnese adlı bir bankacının yaptıklarını adlandırmak için kullanmış. Furnese’in o dönemde yaptığı gibi, hızlıca bilgi toplayıp, bu bilgileri derledikten sonra bunlar üzerinden isabetli iş kararları verebilmek bugün tüm iş zekası sistemlerinin ana amacı.

Bugün iş zekası denilince akla gelen bilgisayar platformları ise 1960lı yıllarda geliştirilen ve 80li yıllarda yaygınlaşmaya başlayan Karar Destek Sistemlerinin (Decision Support Systems) torunları. KDS’ler 80lerin sonunda veri ambarlarına (data warehouse), OLAP ve iş zekasına dönüşüyorlar.

Kurumlar verileri spor olsun diye enformasyon halinde toplayıp depolamazlar, bu verileri bazı soruları cevaplandırmak ve bazı kararları desteklemek üzere toplarlar. Ve günümüzün iş dünyasında sorulara aranan cevapların veya verilmesi gereken kararların bir işe yaraması için (1) doğru ve (2) zamanında verilmeleri gerekir. Zamanında verilmeyen doğru kararlar ya da zamanında verilen yanlış kararlar hem işe yaramaz hem de sorun yaratırlar. Doğru ve zamanında kararlar ve cevaplar vermek için ise tecrübe ve iyi karar verebilme kabiliyeti kadar karar/cevap verme sürecini desteklecek doğru kanaati/bilgiyi hızlı bir şekilde derleyebilecek araçlar da lazımdır. Bu "derleme" işlemi pratikte devasa veri ambarlarından çekilen enformasyonun temizlenmesi, ilişkilendirilmesi, dönüştürülmesi ve görselleştirilmesi ile olduğundan, yukarıda bahsi "zamanında" ve "doğru" bilgiyi ancak bilgisayar işlem gücünü bu amaçta kullanan iş zekası sistemleri yapabilir.
Burada otomasyonun faydaları muazzam. Genelde yüksek maaşlı beyaz yakalı çalışanların zamanlarının önemli bir kısmı bu tür emek yoğun veri analizi işlerine gidiyor. Bu zamandan yapılacak tasarruf, şirketin ofis çalışan ihtiyacını azaltacağı için kendi başına iş zekasının masrafını çıkarabiliyor. Ama asıl önemli kazanç veri analizinin her an hızlı bir şekilde el altında olması ile şirket karar verenlerinin en doğru kararları en hızlı şekilde verebilmeleri. Bu yeteneğin ise geri dönüşü satış artışı, kar artışı, masraflarda azalma gibi ciddi kazançlar.

Belli Başlı İş Zekası Uygulamaları

İş zekası nedir sorusuna bir miktar cevap vermeye çalıştık. Peki belli başlı iş zekası uygulamaları nelerdir?

İş zekası arenasında pekçok oyuncu olsa da bunların belli başlılarının Gartner adlı araştırma şirketinin her sene bu soruya cevap olarak yayınladığı İş Zekası ve İş Analizi Platform Sağlayıcıları Sihirli Çeyrekler (Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms 2014) adlı listede görebilirsiniz.

Belli başlı iş zekası uygulamaları.

Yukarıdaki listedeki platform sağlayıcılarını iki ana gruba ayırabilirsiniz : Eski nesil büyük İş Zekası sistemlerini sağlayan Mega Sağlayıcılar (SAP, Microsoft, Oracle, SAS, vs ...) ve yeni nesil sistemler.  2014 yılı itibarı ile listenin liderler kısmında meg sağlayıcıların yanında Tableau, QlikView ve Spotfire gibi başarılı ve yeni nesil sistemler var. Yeni nesil sistemler daha hızlı, daha kullanıcı dostu ve daha ucuzlar ve aynı zamanda geliştirme ve işletim maaliyetleri de daha az.

Bugün için en popüler ve en revaçta iş zekası sistemleri, liderlerin lideri konumundaki Tableau (ki sadece 2 yıl önce liderler kısmında bile değildi) ve yeni nesil iş zekası sistemlerinin öncüsü QlikView (2010’dan beridir liderler kadrosunda).

Neden bir iş zekası platformu?

Bugün aslında iş zekası uygulamalarının en yaygını, kendisi bir iş zekası uygulaması olmayan Microsoft Excel adlı meşhur tablolama programı. Çalışanların önemli bir kısmı veri sistemlerinden çıkardıkları verileri Excel’e alarak emek yoğun şekilde bunları analiz etmeye çalışıyorlar. Excel her ne kadar oldukça ulaşılır (hemen her iş bilgisayarında mevcut) ve “bedava” (aslında ücretli ama neredeyse her bilgisayarda olduğundan ekstra masrafı yok) olsa da iş zekası olarak oldukça yetersiz ve masraflı bir sistem. Yetersiz zira emek yoğun bir şekilde veri işlenmesi gerekiyor ve hataya açık. Masraflı zira analiz yapan çalışanın zamanının önemli bir kısmının verileri işlemeye ve derlemeye harcamasına neden oluyor ki bu zaman da bedava değil.

İş Zekası uygulamalarının bir firmada kullanılmasının önündeki en büyük engellerden biri de
insanların iş zekası uygulamasının geliştirilmesine ayıracak zamanlarının olmaması.

Örnek verelim : Şimdi müşterimiz olan bir yatırım bankasının finans direktörü 50-60 Anahtar Performans Göstergesi (Key Performance Indicator) ve bir o kadar da grafik ve rapordan oluşan bir kontrol paneli geliştirilmesini ister ve bu işten sorumlu üç çalışan bu isteği, bir sürü Excel ve 65 sayfalık bir Power Point sunum dosyası şeklinde realize eder. Problem : 3 kişinin bankanın veri ambarından ve operasyonel sistemlerinden veriyi çekmesi ve birleştirmesi, Excel lookupları ve tabloları ile işlemesi ve temizlemesi, Excel grafiklerini ve raporlarını oluşturması ve bunları powerpoint sunumuna çevirmesi için gerekli süre her ay iki hafta. Raporlar aylık olduğundan bu Finansal Kontrol Paneli (Financial Dashboard) 3 adam x 10 gün (2 hafta) x 12 ay, yani 360 adam-gün harcayan bir sistemdi!

Sistemdi dedim zira biz bu emek yoğun sistemi modern bir iş zekası sistemi ile değiştirince gerekli süre her ay 2 adam güne indi (birilerinin verileri kontrol edip onaylaması lazım zira verilerde her zaman insan hatası mevcut). Yani bizim QlikView İş Zekası Platformu üzerinde geliştirdiğimiz sistemin işletim masrafı 1 adam x 2 gün x 12 ay; 24 adam gün. Bu sistem 2010 yılında geliştirildi ve 150,000 Dolara maal oldu. Sene de de bazı eklentiler ve lisans yenileme masrafı ile yaklaşık 20,000 Dolar yiyor.

Bu bankada çalışan ve bu işi manuel yapacak üç kişinin aylık brüt ücreti 8,000 Dolar, yani günlük 400 Dolar.
İş Zekası Platformu üzerinde çalışan sistemin 5 yıllık maaliyeti :

150,000 Dolar + 20,000 Dolar x 5  + 5 x 24 x 400 Dolar = 298,000 Dolar

Manuel sistemin 5 yıllık maliyeti:
5 x 360 x 400 Dolar = 720,000 Dolar!

Sıfır maliyetli Excel ve Powerpoint ile yapılan iş zekasının maliyeti bazen insanların “pahalı” diye el sürmediği iş zekası platformu üzerindeki sistemin maliyetinin 2.4 katı. Ama artık iş zekası kullanan bankanın tasarrufu burada bitmiyor:

• Elle yapılan kontrol paneli her ayın 15inde hazır iken iş zekası platformunun paneli her ayın 3. Gününde hazır. Bu “hızlı” istihbarat erişiminin iş kararları, karlılık ve gelir üzerindeki etkisi yıllık milyonlar değerinde.
• Elle yapılan sistem statik iken QlikView kontrol paneli dinamik. Eskiden paneli kullanan yaklaşık 30 yöneticinin soruları bu üç kişinin başka başka analizleri elle yapması ile cevaplanırken bugün bu yöneticiler sorularını dinamik kontrol panellerine sorup cevaplarını kendileri alıyorlar.